Obowiązek kasy fiskalnej obejmuje szeroką bazę przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż towarów i usług osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej. Warto więc szczegółowo przyjrzeć się wymogom rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które reguluje, jakie wymogi musi spełnić kasa fiskalna, aby rejestrowane za jej pomocą transakcje były ewidencjonowane zgodnie z przepisami.
Homologacja kasy fiskalnej
Warunki konstrukcyjne kas fiskalnych są szczegółowo określone. Urządzenia te muszą charakteryzować odpowiednie:
- budowa – kasa fiskalna składa się z modułu fiskalnego, pamięci fiskalnej, wyświetlacza, klawiatury, mechanizmu drukującego i akumulatora,
- funkcjonalność,
- oprogramowanie umożliwiające odczyt pamięci fiskalnej,
- komunikaty, np. o braku papieru do druku paragonów,
- podmiana pamięci fiskalnej o tej samej zawartości i z tym samym numerem unikatowym,
- działanie programu archiwizującego.
Każda kasa jest wyposażona w pamięć fiskalną, która umożliwia rejestrowanie transakcji oraz generowanie raportów dobowych oraz okresowych, które są podstawą do rozliczenia podatku. Obudowa kasy jest zaplombowana, aby nie było możliwości ingerencji w transakcje zapisane w pamięci kasy, a jej naprawa może odbywać się tylko w autoryzowanych serwisach, posiadających stosowne uprawnienia.
Fiskalizacja kasy
Tuż po zakupie kasa pracuje w systemie testowym, aby sprawdzić jej działanie i przeszkolić personel. Dopiero po jej fiskalizacji, a więc aktywowaniu pamięci fiskalnej przez moduł fiskalny, transakcje zarejestrowane za pośrednictwem kasy podlegają opodatkowaniu. Fiskalizacja polega na zaprogramowaniu nagłówka wydruków, a więc wprowadzeniu niezbędnych danych, takich jak NIP prowadzonej działalności, czy stawki podatku od świadczonych usług, czy sprzedawanych towarów.
